De taken van een syndicus zijn divers en van groot belang voor het beheer van een appartementsgebouw ongeacht of u eigenaar of huurder bent. Als u een appartement bezit bent u automatisch ook voor een stuk mede-eigenaar van de gemeenschappelijke delen zoals de inkomhal, de gangen en de lift. Een syndicus draagt verantwoordelijkheid voor het beheer en het onderhoud van deze gemeenschappelijke delen en dit volgens wettelijke bepalingen.
BIJHOUDEN VAN DE ALGEMENE BOEKHOUDING EN ORGANISEREN VAN DE ALGEMENE VERGADERING
Eén van de voornaamste taken van een syndicus is het bijhouden van de algemene boekhouding voor de Vereniging van Mede-eigenaars of de VME. Deze boekhouding omvat een duidelijk en transparant overzicht van alle inkomende en uitgaan - de betalingen die overkoepelend moeten gebeuren in het gebouw. Voorbeelden van uitgaande betalingen zijn de rekeningen van de energieleveranciers voor de gemeenschappelijke delen, het uitvoeren van kleine herstellingen, algemene onderhoudskosten en de verzekeringen. Voor de inkomende betalingen gaat het over de bedragen die geïnd worden van de eigenaars voor hun bijdragen in de algemene kosten. Aanvullend omvat het takenpakket ook het opstellen van een begroting zodat mede-eigenaars een duidelijk inzicht krijgen in de te verwachten lopende uitgaven en de eventuele buitengewone kosten. Elk jaar zal de syndicus een algemene vergadering organiseren. Deze algemene vergadering zorgt voor transparantie en biedt de mede-eigenaars de gelegenheid om beslissingen te nemen met betrekking tot de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Vervolgens is het dan de verantwoordelijkheid van de syndicus om deze beslissingen zelf uit te voeren of te laten uitvoeren. Op deze vergadering zal de syndicus ook de algemene toestand van het gebouw schetsen waarbij eventueel ver - wezen kan worden naar reeds opgemaakte verslagen van eerdere vergaderingen.
EEN RESERVEFONDS ZORGT VOOR FINANCIËLE STABILITEIT EN WAARBORGT DE WAARDEVASTHEID VAN HET GEBOUW
Naast het bijhouden van een algemene boekhouding zal de syndicus ook een reservefonds aanleggen waarop een reservekapitaal zal geparkeerd worden voor toekomstige onvoorziene uitgaven of eventueel grote renovatiewerken. Het doel van het reservekapitaal is om ervoor te zorgen dat er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn om onverwachte kosten te dekken zonder dat dit leidt tot extra financiële lasten voor de individuele mede-eigenaars. Het reservefonds komt tot stand door regelmatige bijdragen van de mede-eigenaars. Het reservekapitaal is een belangrijk aspect omdat het de financiële stabiliteit en het behoud van de waarde van het gebouw op lange termijn zal waarborgen. Door dit fonds zijn immers de nodige middelen beschikbaar om grote werken uit te voeren zodat het gebouw optimaal kan onderhouden worden en dus door de jaren heen opwaarts kan blijven evolueren.
GEEN KLUSJESDIENST VOOR DE INDIVIDUELE APPARTEMENTEN
Om alle misverstanden te vermijden is het essentieel om te weten dat de syndicus niet verantwoordelijk is voor het oplossen van individuele problemen in de privégedeelten van de appartementen. Zaken die zich specifiek per appartement kunnen voortdoen zoals elektriciteitsuitval, problemen met de eigen gaswandketel, beschadigingen, defecten, waterlekken enzovoort… vallen buiten het takenpakket van de syndicus. Het is daarom cruciaal om te benadrukken dat de rol van een syndicus niet die van een klusjes- of reparatiedienst is. De syndicus voert dus enkel de taken uit conform de beslissingen van de algemene vergadering en dit voor de gemeen - schappelijke delen van het gebouw.
HET ERELOON KAN VARIËREN AFHANKELIJK VAN DE GROOTTE VAN HET GEBOUW
Over de kosten van een syndicus heerst soms verwarring waarbij het noodzakelijk is om te weten dat het ereloon van een professionele syndicus gebaseerd is op een wettelijke vastgelegd takenpakket. De grootorde van dit ereloon zal doorgaans variëren afhankelijk van de grootte van het appartementsgebouw. Voor een gebouw met een 20-tal appartementen zal dit gemiddeld gaan over een bedrag van 20 tot 30 euro per maand per appartement. Het is belangrijk om te melden dat dit ereloon niet hetzelfde is dan de maandelijkse bijdrage in de algemene kosten die eigenaars moeten betalen. Die maandelijkse bijdrage in de algemene kosten omvatten immers heel wat bijkomende zaken waarvan het ereloon voor de syndicus slechts een deel uitmaakt.
DE SYNDICUS IS WETTELIJK VERPLICHT BEPAALDE INFORMATIE TE GEVEN AAN EEN POTENTIËLE KANDIDAAT-KOPER
Voorafgaand de eventuele aankoop van een pand is het als kandidaat-koper van belang te weten of er grote kosten zitten aan te komen zoals een nieuw dak, nieuwe ramen of een gevelrenovatie. Op die manier kan de kandidaat-koper zich vergewissen van de status van het gebouw waarbij deze achteraf niet geconfronteerd wordt met onvoorziene kosten. Om dit te garanderen is de syndicus wettelijk ver - plicht, voorafgaand het sluiten van een verkoopovereenkomst, bepaalde informatie over de mede-eigendom mee te delen. Zo moet de syndicus inzicht verschaffen in het reservekapitaal en de voorschotten die de mede-eigenaars betalen om de kosten van de gemeenschappelijke delen te dekken. Daarnaast krijgt de kandidaatkoper ook zicht op de notulen van de algemene vergaderingen zodat deze een juist beeld krijgt van de eventuele gebreken in het gebouw en de toekomstige kosten die daaruit kunnen voortvloeien.